できるＧｍａｉｌユーザーの「メール処理術」

最近のメールソフトと言うと、Ｇｍａｉｌに注目が集まっていますが、
これをうまく利用すると仕事の効率が飛躍的に向上します。

今や仕事の依頼や要望の大部分がメールで来る訳ですから、
それも当然のこと。

今日は、話題のＧｍａｉｌを上手に使って、仕事の生産性を高める方法を、
「Gmail超仕事術
」より、ご紹介します。

☆できるＧｍａｉｌユーザーの「メール処理術」
１、新着メールが来るたびにメールを処理するのではなく、
　　時間を決めてまとめて処理する。
２、受信トレイは基本的に空にしておく。
３、まず最初に受信トレイにある一番古いメールを開く。
　　本文をザッと読んで何のアクションも取る必要がなければ、「アーカイブ」する。
　　削除するのではなく、アーカイブなら、あとから取り出すこともできる。
４、メールに対して返信や何らかのアクションを取る必要があり、なおかつそれが数分内で、
　　片付くことならすぐ実行する。
　　この場合も処理が終わったらメールはアーカイブする。
５、できるだけ早くアクションを取るべきだが、ちょっと時間がかかりそうなメールには、
　　「スター」を付けてやはりアーカイブする。
６、返信に取り掛かったものの、意外に時間がかかりそうなことに途中で気づいたら、
　　「すぐに保存」ボタンを押して「下書き」として保存。
　　元メールにスターを付けてアーカイブする。
　　下書きとして保存されていれば、いつでも作業を再開できる。
７、メールの内容によっては相手からの連絡を待ったり、ある特定のタイミングで自分から連絡する必要がある、
　　場合等は、処理に応じたラベルを付けておく。
８、用途に応じたラベルの例は以下のとおり。
　　①会社ですべき　ラベル「＠会社」
　　②自宅で行うべき　ラベル「＠自宅」
　　③相手からの連絡待ち　ラベル「＠連絡待ち」＋ラベル「期日」
　　④あとでこちらから連絡　ラベル「＠要連絡」＋ラベル「期日」
　　⑤そのうちやればいい　ラベル「＠いつか」
　　⑥あとで参照しそう　ラベル「＠資料」
　　いずれもラベルを付けたらアーカイブ。
９、以上の作業で受信トレイの中身は空になったはず。
　　後は、スターやラベルごとにどんどんメールを片付けていく。
10、①スター、＠要連絡、＠会社、＠自宅、＠外出時　→用件を順次片付けていく。
　　 ②＠連絡待ち→時々チェック。
　　 ③＠いつか→暇ができたらチェック。
　　 ④＠資料→必要に応じて参照。

Gmail超仕事術
↑Ｇｍａｉｌの解説書の中ではイチオシです。