仕事の生産性を格段に向上させる！オフィスの机「コックピット化」計画

意外と見逃されているのが、オフィスの机周りの整理整頓と生産性の関係。
机を仕事がしやすいレイアウトにすれば、余計な動作をなくし、仕事の生産性を画期的に上げてくれます。

そこで今日は、オフィスの机周りの「コックピット化」計画のノウハウを、
「日経アソシエ」２００８年１２月１６日号「『コックピット化』でムダ撲滅」より、
そのノウハウをご紹介します。

実践者は、テンプスタッフの派遣社員の佐藤あん奈さんです。

☆仕事の生産性を格段に向上させる！オフィスの机「コックピット化」計画
１、使用頻度の高い書類を常備。
　　ファックスの送信状等毎日使用する書類は、あらかじめ何部か印刷し、机周りのパーティションに、
　　画鋲で留めておく。
２、慌ててファイリングしない。
　　処理済の書類は慌ててファイリングしない。
　　問い合わせがあった際に使う可能性があるため。
　　２週間はこのボックスで保管し、問い合わせがなくなった頃にファイリングする。
３、梱包財一式を机の中に用意。
　　ルーチンワークの中には、、製品の発送作業もある。その都度、立ち上がって梱包材を取りに、
　　行く動作はムダ。即座に発送に対応できるよう、送り状や「プチプチ」等の梱包材一式を用意している。
４、元の場所に必ず戻す。
　　紛失しやすいペンやはさみ、ホチキス等の文具は、使用したら必ず元の場所に戻すのが鉄則。
５、ファイルを立てて保管。
　　進行中の書類や、使用頻度が高いマニュアルは、顧客や案件別にクリアホルダーに入れ、
　　机の上に立てておく。寝かしたまま積み上げると検索性が低下する。
６、優先順位を見える化する。
　　扱う書類の種類と量が多いため、処理する際の優先順位が分からなくなりがち。
　　そこで、書類と頭の中を整理する目的で、書類棚を設置。４段階にすることで優先順位を明確にした。
　　「ＩＮ」は業務として受け入れたもの。「ＵＲＧＥＮＴ」は至急の要件。「ＨＯＬＤ」は保留要件。
　　「ｆｏｒ　ＦＩＬＩＮＧ」には時間ができたらファイリングする書類を入れる。